MEMPERSIAPKAN KOMUNIKASI DI PERTEMUAN

Persiapan-persiapan melakukan komunikasi dalam pertemuan ini dapat dibagi dalam dua persiapan, yaitu persiapan fisik dan persiapan pribadi. Persiapan-persiapan ini penting dilakukan agar memberikan makna komunikasi yang efektif dan maksimal.

Persiapan Fisik

Yang dimaksud adalah persiapan terhadap sarana-sarana fisik pertemuan. Jika Anda mengundang pertemuan, maka tentu saja Anda mempersiapkan persiapan-persiapan sarana fisik tersebut. Tetapi sering terjadi Anda diundang dalam berbagai pertemuan-pertemuan sehingga campur tangan untuk mempersiapkan sarana fisik relatif sedikit. Berikut ini hal-hal yang perlu dipersiapkan mengenai sarana fisik pendukung komunikasi di pertemuan.

1. Ruang Pertemuan

ª Pilih ruang yang dapat menampung jumlah peserta yang diperkirakan hadir.

ª Pilih ruang yang mempunyai sirkulasi udara relatif baik sehingga tidak menimbulkan kegerahan saat pertemuan.

ª Pilih ruang yang cukup terang

2. Tata Letak Pertemuan

Hindari penataan ruang seperti di sekolahan karena ini terkesan sangat formal. Usahakan penataan tempat duduk adalah yang bisa saling menatap satu sama lain seperti setengah melingkar, atau yang lainnya.

3. Sarana Pendukung

Siapkan pengeras suara, OHO, papan tulis, penghapus, dan berbagai peralatan lain jika memang peralatan tersebut dibutuhkan. Tentu saja jenis yang dipersiapkan di sini berkaitn dengan materi yang akan disampaikan. Persiapan-persiapan ini akan menjadi lain jika Anda diundang ke tempat lain di mana berbagai sarana pendukung ini mungkin tidak dapat disediakan. Jika memungkinkan, lakukan kontak dengan penyelenggara jauh sebelum pertemuan dilaksanakan sehingga Anda dapat mempersipakan materi dan media sederhana yang dapat digunakan.

Persiapan Pribadi

Yang dimaksud adalah persiapan Anda sendiri di forum pertemuan tersebut yang akan memberikan penjelasan, maupun membawakan materi.

Persiapan-persiapan pribadi yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut :

1. Pastikan secara fisik bahwa Anda tidak terlalu lelah untuk mengikuti pertemuan tersebut. Oleh karenanya beristirahatlah yang cukup paling tidak sehari sebelum pertemuan. Kondisi terlalu lelah sangat mempengaruhi penampilan Anda, perhatian pendengar, dan kemampuan mengingat atau berkreativitas dalam komunikasi.

2. Pastikan Anda telah menyiapkan materi yang akan disampaikan, baik materi untuk Anda sendiri atau mungkin materi yang perlu dibagikan ke peserta.

3. Pastikan pula bahwa Anda sudah cukup menguasai materi. Kurangnya penguasaan terhadap materi dapat menimbulkan kesan bahwa Anda tidak serius, kegiatan dianggap masih kira-kira, Anda dianggap tidak profesional, atau mungkin peserta sungguh tidak bisa menangkap maksd yang Anda sampaikan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan saat berbicara di forum pertemuan :

1. Berbicaralah dengan tidak terlalu cepat, tenang, dengan kekuatan suara yang cukup, dan runtut. Berikan jeda uraian agar peserta mempunyai kesempatan untuk mengendapkan atau meresapkan apa yang diuraikan.

2. Berikan perhatian dan kesempatan bertanya sebisa mungkin kepada semua peserta serta tunjukkan sikap yang respect.

3. Jawablah setiap pertanyaan yang muncul dari peserta semampu Anda. Jika ada hal yang sungguh Anda tidak bisa menjawab, beritahukan bahwa Anda akan mencatat pertanyaan itu dan akan mencoba mencari jawabannya dari pihak-pihak lain.

4. Gunakan kosa-kata atau tata bahasa sederhana, mudah dimengerti, atau menggunakan kata-kata lokal yang artinya sepadan dengan yang Anda maksud.

5. Pahami forum dengan baik, berikan lelucon atau pertanyaan pancingan atau bahkan permainan untuk menjaga perhatian peserta agar tetap konstan terhadap materi yang Anda bawakan.

6. Jangan lupa di akhir pembicaraan Anda, sampaikan ucapan terimakasih dan mohon maaf atas hal-hal yang tidak berkenan dari pemaparan yang telah dilakukan ini.

Hal-hal di atas sifatnya sangatlah sederhana, namun ternyata seringkali tidak diperhatikan karena mempunyai dugaan bahwa hal itu akan mudah saja dilakukan bila sudah berada di forum pertemuan. Banyak penyuluhan atau penjelasan yang diberikan kepada masyarakat yang ternyata tidak diketahui makna atau maksudnya oleh masyarakat karena petugas sendiri tidak mau mempersiapkan dengan sungguh-sungguh. Karena itu pada akhirnya keberhasilan komunikasi tidak hanya disebabkan oleh kemampuan si penerima pesan, namun dan mungkin yang utama adalah kemampuan si pemberi atau penyampai pesan itu sendiri untuk mengukur, menilai, dan memahami dirinya sendiri.

(dari berbagai sumber)